Voyages et Réclamations

RAPPORT DE DÉPENSES

Veuillez remplir le formulaire Rapport de dépenses.xlsx et le soumettre par courriel à l'adresse secretariat-physique@usherbrooke.ca

*** English version available here ***

*** TOUTE DEMANDE DE REMBOURSEMENT DOIT ÊTRE SOUMISE AU PLUS TARD 3 MOIS APRÈS L'ÉVÉNEMENT ET AVANT LE 31 MARS ***

GUIDE DES BONNES PRATIQUES

Présentation "Rapport de dépenses - bonnes pratiques" du 23 avril 2019  

 

1. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE DÉPLACEMENTS

Ce document se veut un bref résumé de la directive relative au remboursement des frais de déplacement.

Considérations générales

Tous les items faisant partie d’une demande de remboursement doivent être appuyés par :

  • Les reçus et/ou factures originaux ou numérisés (pdf). Les cartes d’embarquement (avion) sont nécessaires pour les dépenses couvertes par un budget CRSNG, IRSC, CRSH
  • La preuve de l’événement (agenda, prospectus, horaire, courriel de confirmation, etc.)
  • La période admissible pour les dépenses est établie selon les dates de l’événement :
    • Canada et USA : 1 jour avant la date de début et 1 jour après la fin de l’événement
    • ailleurs dans le monde : 2 jours avant la date de début et 1 jour après la fin de l’événement
  • Les dépenses faites à deux semaines ou plus avant l’activité peuvent être remboursées par une avance.

Inscription (Congrès, colloque, séminaire, ateliers, etc.)

L’UdeS rembourse les frais d’inscription sur présentation du reçu ou de la confirmation de l’inscription. Le
prospectus est nécessaire afin de connaître les éléments qui sont inclus tels que les repas, l’hébergement, etc.


Transport

  • Le service Limocar entre Sherbrooke/Montréal
  • L’Aéronavette entre Sherbrooke/Montréal
  • Voiture de location (privilégiée à la voiture personnelle). Des ententes sont conclues avec certains fournisseur. Voir section Approvisionnement -> Ententes contractuelles et contrats -> Location de véhicules sur le site du service des ressources financières. Vous devrez vous authentifier à l'aide de votre CIP et mot de passe pour voir cette section.
  • Voiture personnelle (destination de moins de 2000 km aller‐retour)
    Le montant alloué est de 0,43\$ / km et majoré de 0,07\$ / km pour co‐voiturage
  • Taxis, métro, train, stationnement, location de vélo, etc.
  • Avion (en classe économique)
    La prolongation d’un séjour à des fins personnelles est autorisée dans la mesure où il est démontré que celle‐ci n’entraîne aucune dépense supplémentaire. Pour ce faire, il faut fournir un comparatif :
    • Le coût du billet d’avion selon l’agenda de l’événement / la période admissible (simulation)
    • Le coût du billet d’avion selon la prolongation (billet acheté)

Repas

Une allocation fixe (per diem) est versée par l’UdeS : déjeuner 10,40\$, lunch 14,30\$ et souper 22\$

  • Canada = en CAD
  • États‐Unis = en USD
  • Europe et ailleurs dans le monde = en EUR

Les montants sont ajustés selon le dollars USD ou l’EUR et selon le taux en cours.
N.B. : Pour les petit‐déjeuner inclus à l’hébergement et les repas inclus à l’événement, les per diem correspondant
sont non remboursables.


Hébergement

Au Québec, l’UdeS bénéficie des mêmes tarifs préférentiels que les employés du gouvernement du Québec dans
plusieurs établissements hôteliers; vérifiez de la disponibilité de ces tarifs lors de votre réservation. Sinon,

  • Les frais raisonnables encourus pour une chambre dans un établissement hôtelier ou autres types de services d’hébergement, sont remboursables ou une allocation de 15 $ par nuitée est accordée pour des couchers chez une tierce personne
  • Une allocation de séjour de 6 $ par nuitée est payée lors de couchers à l’extérieur

2. REMBOURSEMENT DES FRAIS DE REPRÉSENTATION ET DE RÉUNION

Pour plus de détails, consultez la Procédure de demande d’aide financière à La Fondation de l’Université de Sherbrooke et d’avance de fonds
La facture et preuve de paiements originaux ou numérisés sont produites avec la demande de remboursement.

  • En groupe, une seule facture doit être présentée pour tous les gens présents.
  • La liste du ou des noms des invité(e)s externes, des participants et le motif de la rencontre
  • Le montant admissible maximal par personne, taxes et pourboires inclus :
    • frais de représentation = 75 $ par personne
    • frais de réunion = 35 $ par personne
    • frais de représentation sont inadmissibles pour les budgets FRQNT